E-Mail eingegangen
Eine Automation für jede neue E-Mail in einem Postfach-Ordner starten – mit Anhängen, Filtern und Folgeaktionen.
Funktionsweise
Der Trigger verbindet sich mit einem IMAP-Postfach, überwacht einen Ordner und startet den Workflow einmal je neuer E-Mail. Die E-Mail landet im Speicher mit Absender, Empfängern, Betreff, reinem Text und dem HTML-Text, umgewandelt in Markdown (die für KI-Schritte am besten lesbare Form). Anhänge werden als echte Dateien abgelegt, sodass spätere Schritte sie direkt öffnen können – die Aktionen Excel und Word, der Freigabe-Schritt, „Datei schreiben“.
Beim Start verarbeitet der Trigger auch die ungelesenen E-Mails, die bereits warten – Mail, die während eines Neustarts des Dienstes eingegangen ist, geht nicht verloren. Jede E-Mail wird nur einmal verarbeitet, auch wenn sie ungelesen bleibt.
Nachdem eine E-Mail übergeben wurde, kann der Trigger sie als gelesen markieren, mit einer Markierung versehen und in einen anderen Ordner verschieben.
Er ersetzt die ältere E-Mail-Posteingang-Überwachung, die keine Anhänge weitergab.
Einstellungen
| Feld | Was es steuert | Erforderlich | Hinweise |
|---|---|---|---|
| IMAP-Server / Port | Wo das Postfach liegt. | erforderlich | Port standardmäßig 993 (TLS) bzw. 143 (STARTTLS). |
| Verschlüsselung | „TLS/SSL“ (tls), „STARTTLS“ (starttls) oder „Keine (nur interne Server)“ (none). | optional | Standard tls. none nur für interne Testserver. |
| Selbstsigniertes Zertifikat akzeptieren | Für interne Mailserver mit eigenem Zertifikat. | optional | Standardmäßig aus. |
| Benutzername / Passwort | Anmeldung. | erforderlich | Wird verschlüsselt gespeichert. Für Microsoft 365 oder Gmail verwenden Sie ein App-Passwort. |
| Ordner | Der zu überwachende Ordner. | optional | Auswahl aus einer Liste, sobald die Anmeldedaten eingetragen sind. Standard: INBOX. |
| Ungelesene Mails beim Start verarbeiten | Erster Abgleich der wartenden ungelesenen E-Mails. | optional | Standardmäßig an. Aus: nur Mail, die ab jetzt eingeht. |
| Nur von | Absender oder Domains. | optional | Kommagetrennt, z. B. invoice@supplier.com, example.com (eine Domain schließt ihre Subdomains ein). |
| Betreff enthält | Wörter im Betreff. | optional | Kommagetrennt; ein Treffer genügt; Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. |
| Nur mit Anhang | E-Mails ohne Anhang überspringen. | optional | |
| Anhangstypen | Welche Anhänge weitergegeben werden. | optional | z. B. pdf, xlsx. Andere Anhänge werden ignoriert; E-Mails ohne passenden Anhang werden übersprungen. In den E-Mail-Text eingebettete Logos zählen nie als Anhang. |
| Max. Größe je Anhang (MB) | Größere Anhänge werden nicht weitergegeben. | optional | Standard: 25. Ihre Namen stehen unter skippedAttachments. |
| Als gelesen markieren | Die E-Mail nach der Übergabe auf gelesen setzen. | optional | Standardmäßig an. |
| Danach verschieben in Ordner | Die E-Mail anschließend verschieben, z. B. nach Verarbeitet. | optional | Auswahl aus der Ordnerliste. |
| Markierung | Ein IMAP-Schlagwort wie AI_processed. | optional | Viele Mailprogramme zeigen es als Markierung oder Kategorie. Leerzeichen werden zu _. |
| E-Mail (Ausgabe) | Speicherschlüssel für die E-Mail. | erforderlich | Siehe unten. |
| Anhänge (Ausgabe) | Speicherschlüssel für die Anhänge. | optional | Jeder Anhang als Datei unter <key>/1, <key>/2 …; unter <key> eine Übersicht { count, files: [{ key, filename, mimeType, size }] }. |
| Mail-Verweis (Ausgabe) | Speicherschlüssel für einen Verweis auf die E-Mail. | optional | Zum Antworten im selben Verlauf mit E-Mail senden (Aktion reply). Die E-Mail selbst funktioniert dort ebenfalls und erlaubt zusätzlich das Zitieren. |
Die E-Mail im Speicher:
{
"from": "invoice@supplier.com",
"fromName": "Anna Supplier",
"to": ["inbox@example.com"],
"cc": [],
"subject": "Invoice 4711",
"date": "2026-09-24T19:18:31.000Z",
"text": "Invoice …",
"markdown": "# Invoice\n\nPlease pay **by Friday**.",
"attachmentNames": ["Invoice-4711.pdf"]
}
E-Mails, die nicht zu den Filtern passen, bleiben im Postfach unberührt (nicht als gelesen markiert, nicht verschoben).
Beispielszenario
Rechnungseingang. Der Trigger überwacht invoices@, nur von bekannten Lieferanten-Domains, Anhangstyp pdf. Ein KI-Schritt liest das PDF (attachments/1) und entnimmt Lieferant, Nummer und Betrag; die Excel-Aktion fügt der Rechnungsliste eine Zeile hinzu; Freigabe einholen legt das PDF der Buchhaltung vor. Die E-Mail erhält die Markierung AI_processed und wird nach Verarbeitet verschoben.
Empfehlungen
- ✅ Verwenden Sie für die automatische Verarbeitung ein eigenes Postfach oder einen eigenen Ordner.
- ✅ Grenzen Sie den Trigger mit den Filtern für Absender und Anhangstyp ein – jede E-Mail, die durchkommt, startet einen Lauf.
- ✅ Nutzen Sie Danach verschieben in Ordner, damit der Posteingang auf einen Blick zeigt, was bereits verarbeitet ist.
- ⚠️ Neue Mail wird meist innerhalb von Sekunden erkannt (IMAP IDLE); zusätzlich wird der Ordner alle fünf Minuten geprüft.
- ❌ Verwenden Sie nicht Ihr persönliches Postfach – der Trigger sieht jede E-Mail im Ordner.
Nächste Schritte
- Die E-Mail in ihrem Verlauf oder als Entwurf beantworten: E-Mail senden.
- Einen Menschen einbeziehen: Freigabe einholen.
- Mit angehängten Tabellen und Dokumenten arbeiten: Integrationen.