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Datei ablegen

Speichern Sie eine Datei aus einem Lauf in einem Ordner, auf einem Netzlaufwerk oder auf einem WebDAV-Server – auf Wunsch umgewandelt in Word, Excel oder CSV.

Funktionsweise​

Der Schritt nimmt eine Datei, die ein früherer Schritt erzeugt oder empfangen hat – eine Excel-Arbeitsmappe, ein Word-Dokument, einen Mail-Anhang oder einfach einen Text- oder Datenwert –, und legt sie dort ab, wo Ihr Team arbeitet:

Es gibt zwei Varianten – wählen Sie die, die zum Ziel der Datei passt:

AktionLegt ab …
Datei ablegen (Server-Ordner)in einem Ordner auf dem Server des AI Kit oder einem dort eingehängten Netzlaufwerk (SMB/NFS).
Datei ablegen (WebDAV)auf Nextcloud, ownCloud, einem NAS (Synology, QNAP) oder einem anderen WebDAV-Server.

Derselbe Schritt kann eine Datei in dieser Ablage auch kopieren, verschieben oder löschen – typischerweise „die bearbeitete Rechnung von Eingang nach Erledigt verschieben“.

Jede Datei behält ihren tatsächlichen Typ: Ein PDF-Anhang bleibt ein PDF, eine Excel-Arbeitsmappe wird Byte für Byte gespeichert. Werte, die keine Dateien sind, werden automatisch zu Dateien: Text als .md, strukturierte Daten als .json. Mit Umwandeln in werden sie stattdessen zu einem Word-Dokument, einer Excel-Arbeitsmappe oder einer CSV-Datei.

Einstellungen​

FeldWas es steuertErforderlichHinweise
WebDAV-AdresseBasisadresse des WebDAV-Ordners.nur WebDAVNextcloud: https://cloud.example.com/remote.php/dav/files/<user>/.
Benutzer / PasswortAnmeldung bei WebDAV.nur WebDAVDas Passwort wird verschlüsselt gespeichert. Verwenden Sie bei Nextcloud ein App-Passwort (Einstellungen → Sicherheit).
Selbstsigniertes Zertifikat akzeptierenFür interne Server ohne offizielles Zertifikat.nur WebDAVStandardmäßig aus.
Aktion„Datei aus diesem Lauf ablegen“ (store), „Datei kopieren“ (copy), „Datei verschieben“ (move) oder „Datei löschen“ (delete).optionalStandard: store.
Abzulegende DateiEine Datei oder ein Ergebnis aus einem früheren Schritt.bei storeExcel, Word, Mail-Anhang, KI-Text … Siehe „Dateitypen und Umwandlung“ unten.
Vorhandene Datei (Pfad)Eine Datei, die bereits in der Ablage liegt.bei copy/move/deleteMeist der Pfad aus der Dateiinfo eines Triggers, z. B. {memory://fileInfo/path}. Wird bei store nicht verwendet.
ZielordnerWohin die Datei kommt.bei store/copy/moveServer-Ordner: absoluter Pfad, z. B. /data/invoices/2026. WebDAV: Pfad unterhalb der Adresse, z. B. Invoices/2026. Fehlende Ordner werden angelegt.
DateinameName der abgelegten Datei.optionalStandard: der Name der Datei. Werte aus dem Speicher lassen sich einsetzen, z. B. Invoice_{memory://invoice/number}.xlsx. Zeichen, die in Dateinamen nicht erlaubt sind, werden ersetzt.
Umwandeln in„Unverändert“ (none), „Word (.docx)“ (docx), „Excel (.xlsx)“ (xlsx) oder „CSV“ (csv).optionalNur bei store. Standard: none.
Wenn die Datei existiert„Umbenennen (z. B. ‚Bericht-2.xlsx‘)“ (rename), „Überschreiben“ (overwrite) oder „Lauf abbrechen“ (fail).optionalStandard: rename – aus Report.xlsx wird Report-2.xlsx. fail bricht den Lauf ab.
Datei im Posteingang zeigenDer Lauf erscheint mit der abgelegten Datei im Posteingang.optionalNur bei store. Standardmäßig aus.
Abgelegte Datei (optional)Speicher-Schlüssel für die abgelegte Datei selbst.optionalNur bei store. Die Datei so, wie sie abgelegt wurde (umgewandelt, falls gewählt) – z. B. als Mail-Anhang in einem späteren Schritt.
Ablage-Info (optional)Speicher-Schlüssel für Angaben zur abgelegten Datei.optionalNur nötig, um Name, Pfad oder Link später zu verwenden, z. B. in einer Mail. Siehe unten. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie es nicht brauchen.

Workflows, die mit der früheren einzelnen Aktion Datei ablegen (mit dem Umschalter Ablage) erstellt wurden, laufen unverändert weiter; der Editor kennzeichnet sie als veraltet.

📷 SCREENSHOT: Der Schritt „Datei ablegen“ mit Ablage, Zielordner, Dateiname und „Umwandeln in“.

Dateitypen und Umwandlung​

Datei im SpeicherOhne Umwandlungdocxxlsx / csv
Datei (PDF, Bild, Office, …)unverändert gespeichertnur Text-/Markdown-DateienCSV ↔ Excel
Text.mdWord-Dokument; Markdown-Überschriften, Fettdruck, Listen und Tabellen werden formatiertwenn der Text eine Markdown-Tabelle enthält
Daten (Liste von Zeilen, Ergebnis von Excel → „Zeilen lesen“).json—eine Zeile je Eintrag, Spaltentypen werden erkannt
  • Hat der Dateiname keine Endung, erhält er die Endung des Inhalts (Report → Report.xlsx). Eine umgewandelte Datei erhält immer die Endung des Zielformats (Offer.md → Offer.docx).
  • Widerspricht ein Name dem Inhalt – z. B. report.pdf für eine Excel-Arbeitsmappe –, wird die Datei trotzdem unter diesem Namen gespeichert, und das Protokoll des Laufs zeigt eine Warnung.
  • Excel und CSV folgen den Workspace-Einstellungen für Zahlen und Datumsangaben. Eine CSV-Datei für einen Workspace mit Dezimalkomma verwendet ; als Trennzeichen, so wie Excel es im Deutschen erwartet.
  • Eine Umwandlung in PDF gibt es nicht.

Ablage-Info​

{
  "action": "store",
  "target": "webdav",
  "filename": "Invoice_4711.xlsx",
  "path": "Invoices/2026/Invoice_4711.xlsx",
  "location": "https://cloud.example.com/remote.php/dav/files/accounting/Invoices/2026/Invoice_4711.xlsx",
  "mimeType": "application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet",
  "size": 6727,
  "convertedTo": "xlsx"
}

location ist der vollständige Pfad (lokal) oder die URL (WebDAV). Verwenden Sie ihn in einer Mail oder einem späteren Schritt.

Die Ablage-Info sind Daten, nicht die Datei. Geben Sie ihr einen eigenen Namen: Heißt sie genauso wie Abzulegende Datei oder Abgelegte Datei, wird sie nicht gespeichert (das Protokoll des Laufs zeigt eine Warnung) – sonst würde sie die Datei ersetzen, und der Posteingang böte statt der Datei das JSON zum Herunterladen an.

Beispielszenario​

Rechnungen aus dem Postfach ablegen. Der Trigger E-Mail eingegangen liefert jede Rechnung als PDF-Anhang. Ein KI-Schritt liest Lieferant und Rechnungsnummer aus. Datei ablegen speichert den Anhang per WebDAV in Invoices/{memory://invoice/supplier} unter dem Namen {memory://invoice/number}.pdf. Ein zweiter Schritt Datei ablegen legt die ausgelesenen Daten, umgewandelt in xlsx, für die Buchhaltung daneben ab.

Erledigt-Ordner. Die Dateisystem-Überwachung startet für jede neue Datei in /data/inbox einen Lauf und schreibt ihre Dateiinfo nach fileInfo. Nach der Verarbeitung leert Datei ablegen mit der Aktion „Datei verschieben“ (move), der Ausgangsdatei {memory://fileInfo/path} und dem Zielordner /data/done den Eingangsordner.

Empfehlungen​

  • ✅ Verwenden Sie „Umbenennen“ (rename, Standard), wenn mehrere Läufe denselben Namen erzeugen können, und „Lauf abbrechen“ (fail), wenn ein Duplikat auf einen Fehler hindeutet.
  • ✅ Nehmen Sie das Datum oder eine Nummer aus den Daten in den Dateinamen auf.
  • ✅ Legen Sie für Nextcloud einen eigenen Benutzer oder ein App-Passwort an, das nur auf die Ordner zugreift, die die Automation braucht.
  • ⚠️ Lokale Pfade sind Pfade auf dem Server des AI Kit. Der Dienst braucht dort Schreibrechte; Netzlaufwerke müssen auf dem Server eingehängt sein.
  • ⚠️ move und copy arbeiten innerhalb einer Ablage – von WebDAV nach WebDAV oder von lokal nach lokal.
  • ❌ Legen Sie nichts in dem Ordner ab, den ein Trigger Dateisystem-Überwachung oder Datensätze geändert desselben Workflows beobachtet – jeder Lauf würde den nächsten starten.

Nächste Schritte​