E-Mail-Posteingang-Überwachung
Veraltet. Verwenden Sie für neue Workflows E-Mail eingegangen: Dieser Trigger gibt Anhänge weiter, wandelt HTML in Markdown um, filtert nach Absender und Anhangstyp und verarbeitet beim Start bereits wartende ungelesene E-Mails. Bestehende Workflows mit diesem Trigger laufen weiter; im Editor ist der Schritt als Veraltet gekennzeichnet.
Eine Automation starten, sobald eine neue E-Mail in einem IMAP-Postfach eingeht.
Funktionsweise
Der Trigger verbindet sich mit einem IMAP-Server, überwacht einen Ordner und startet den Workflow für jede neue Nachricht einmal. Text, Betreff, Absender und Empfänger werden im Speicher abgelegt, damit der Workflow sie verarbeiten kann.
Typische Einsätze: eingehende Supportanfragen sortieren, Buchungen aus eingehenden E-Mails auslesen, Kundenanfragen automatisch bestätigen.
Einstellungen
| Feld | Was es steuert | Erforderlich | Hinweise |
|---|---|---|---|
| Mailserver | Adresse des IMAP-Servers. | erforderlich | Beispiel: imap.gmail.com. |
| Port | IMAP-Port. | erforderlich | In der Regel 993 mit TLS. |
| Benutzername | IMAP-Anmeldename. | erforderlich | Wird verschlüsselt gespeichert. |
| Passwort | IMAP-Passwort bzw. App-Passwort. | erforderlich | Wird verschlüsselt gespeichert. |
| Protokoll | Auswahl des Protokolls. | erforderlich | Derzeit IMAP. |
| E-Mail-Ordner | Zu überwachender Ordner. | optional | Standard: INBOX. |
| Nach Verarbeitung verschieben nach | Ordner, in den die Nachricht nach dem Auslösen verschoben wird. | optional | Mit einem Ordner „Verarbeitet“ bleibt der Posteingang des Postfachs übersichtlich. |
| Nach Verarbeitung | Was mit der Nachricht geschieht: belassen, als gelesen markieren oder löschen. | optional | Standardmäßig bleibt die Nachricht unverändert. |
| Ergebnis (E-Mail) | Wo das vollständige E-Mail-Objekt im Speicher abgelegt wird. | erforderlich | |
| Absendername / Absender-E-Mail / An-Empfänger / CC-Empfänger / E-Mail-Betreff | Einzelne Angaben, jeweils getrennt im Speicher abgelegt. | optional | Nützlich, wenn spätere Schritte sie einzeln benötigen. |
📷 SCREENSHOT: Die Konfiguration der E-Mail-Posteingang-Überwachung mit eingeklappten Serverfeldern und sichtbaren Optionen für die Nachverarbeitung.
Beispielszenario
Supportanfragen automatisch bestätigen. Überwachen Sie das Postfach support@. Für jede eingehende E-Mail entscheidet ein Schritt „KI-Aktion“, ob die Anfrage in den Zuständigkeitsbereich fällt. Wenn ja, verschickt ein Schritt „E-Mail senden“ eine Bestätigung mit Ticketnummer; wenn nein, endet der Workflow ohne weitere Aktion.
Empfehlungen
- ✅ Verwenden Sie für Automationen ein eigenes Postfach. Wer Automationen und das Postfach einer echten Person mischt, schafft früher oder später Verwirrung.
- ✅ Erzeugen Sie für Gmail / Microsoft 365 ein App-Passwort, statt das eigentliche Kontopasswort zu verwenden.
- ✅ Verschieben Sie verarbeitete Nachrichten in einen eigenen Ordner. So sehen Sie am einfachsten, was die Automation bereits erledigt hat und was nicht.
- ⚠️ Manche Anbieter drosseln häufige IMAP-Abfragen. Wenn viele Automationen dasselbe Konto überwachen, erwägen Sie eine Automation je Konto.
- ❌ Nutzen Sie diesen Trigger nicht für sehr zeitkritische E-Mails. Die IMAP-Abfrage verursacht eine Verzögerung (meist einige zehn Sekunden).
Nächste Schritte
- Für ausgehende E-Mails aus dem Workflow: E-Mail senden (alt).
- Für eingehende HTTP-Aufrufe: HTTP-Webhook-Empfänger.