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Freigabe einholen

Halten Sie einen Workflow an, bis eine Person ihn im Posteingang freigibt oder ablehnt – das Vier-Augen-Prinzip für Automationen.

Funktionsweise​

Der Schritt hält den Lauf an und legt eine Freigabeanfrage in den Posteingang: eine kurze Zusammenfassung, die von Ihnen gewählten Unterlagen (zum Beispiel die Excel-Datei, die ein früherer Schritt erstellt hat) und zwei Knöpfe, Freigeben und Ablehnen. Der Lauf wartet, bis eine freigebende Person entscheidet:

  • Freigegeben – der Lauf setzt mit dem nächsten Schritt fort.
  • Abgelehnt – was dann geschieht, legen Sie unter Bei Ablehnung fest: Prozess beenden (Standard) beendet den Lauf mit dem Status Abgebrochen, die folgenden Schritte laufen nicht. Prozess weiterführen lässt die folgenden Schritte laufen; sie können nach der Entscheidung verzweigen. Eine Ablehnung durch Fristablauf wird genauso behandelt.

Mit Prozess beenden ist der Schritt eine einfache Schranke: weiter oder Stopp. Mit Prozess weiterführen wirkt er wie ein Wenn-dann: Senden Sie zum Beispiel nur dann eine Mail an den Lieferanten, wenn die Rechnung abgelehnt wurde.

Wann wird eine Freigabe eingeholt? Wie jeder Schritt läuft Freigabe einholen immer dann, wenn der Lauf ihn erreicht. Geben Sie dem Schritt eine Bedingung (Bedingung hinzufügen), wenn eine Freigabe nur in manchen Fällen nötig ist – zum Beispiel nur bei Beträgen über 5.000 €. Ohne Bedingung fragt jeder Lauf nach einer Freigabe.

Anders als eine Frage in einem interaktiven Workflow ist eine Freigabe eine Entscheidung mit festen Optionen. Sie funktioniert deshalb auch in normalen (nicht interaktiven) Workflows: Ein nächtlicher Lauf kann eine Rechnung vorbereiten und vor dem Versand auf die Freigabe warten.

Einstellungen​

FeldWas es steuertErforderlichHinweise
Was soll freigegeben werden?Der Text im Posteingang.optionalText mit Werten aus dem Speicher, z. B. Invoice {memory://invoice/number} over {memory://invoice/total}. Markdown ist erlaubt. Leer: der Name des Schritts.
FreigebendeWer entscheiden darf.optionalWählen Sie aus der Liste: Wer den Lauf gestartet hat, eine Rolle (diese Rolle und höher) oder ein Mitglied des Workspace; Sie können auch eine E-Mail-Adresse eintippen. Leer: wer den Lauf gestartet hat – bei automatischen Läufen (Zeitplan, Mail, Webhook) die Editoren.
Unterlagen zur PrüfungDateien oder Ergebnisse früherer Schritte, die mit der Anfrage angezeigt werden.optionalUnter Das sind meine Einstellungen.... Freigebende können sie in der Vorschau ansehen und herunterladen.
Kommentar verlangenFreigebende müssen eine Begründung angeben.optionalStandardmäßig aus.
Frist (Stunden)Wie lange die Anfrage offen bleibt.optionalLeer oder 0: keine Frist. Wird alle 15 Minuten geprüft.
Bei FristablaufAblehnen, Freigeben oder An Admins eskalieren.optionalAblehnen zählt als Ablehnung (siehe Bei Ablehnung), Freigeben setzt den Lauf fort, An Admins eskalieren schickt den Admins des Workspace eine E-Mail; sie dürfen dann ebenfalls entscheiden. Standard: Ablehnen.
Bei AblehnungProzess beenden oder Prozess weiterführen.optionalStandard: Prozess beenden.
Entscheidung (optional)Speicherschlüssel für die Entscheidung.optionalNur nötig zum Verzweigen oder um den Kommentar später zu verwenden. Siehe unten.

Die Entscheidung im Speicher sieht so aus:

{
  "option": "ablehnen",
  "label": "Ablehnen",
  "approved": false,
  "comment": "Amount does not match the order",
  "userEmail": "anna.meyer@example.com",
  "decidedAt": "2026-09-24T18:26:14.713Z"
}

Hat die Frist entschieden, ist timedOut gleich true.

Nach der Entscheidung verzweigen​

Nur nötig bei Bei Ablehnung = Prozess weiterführen. Geben Sie den folgenden Schritten eine deterministische Bedingung:

  • nur bei Freigabe: {memory://decision/approved} == true
  • nur bei Ablehnung: {memory://decision/approved} == false

Siehe Grundkonzepte → Bedingungen.

Im Posteingang​

Freigebende erhalten eine E-Mail mit einem Link, sobald die Anfrage offen ist (sofern der Mailversand eingerichtet ist). Im Posteingang erscheint der Lauf mit dem Hinweis Freigabe erforderlich; der Filter Freigaben zeigt nur offene Anfragen.

Die Anfrage zeigt die Zusammenfassung und die Unterlagen, darunter die beiden Knöpfe, ein Kommentarfeld, wer entscheiden darf, und die Frist. Wer nicht zu den Freigebenden gehört, sieht die Anfrage, aber keine Knöpfe. Eine Anfrage lässt sich nicht als erledigt markieren – sie muss entschieden werden. Es zählt die erste Entscheidung; eine zweite wird abgewiesen.

Jede Entscheidung wird im Protokoll festgehalten, mit der Option und der Angabe, ob ein Kommentar gegeben wurde (nicht dem Kommentar selbst).

Beispielszenario​

Rechnungsfreigabe. Ein Mail-Trigger empfängt eine Rechnung, ein KI-Schritt extrahiert Lieferant, Nummer und Betrag, und die Excel-Aktion fügt die Zeile der Rechnungsliste hinzu. Freigabe einholen – mit der Bedingung Betrag über 5.000 € – zeigt der Buchhaltung (Rolle Manager) die extrahierten Werte und das PDF, mit einer Frist von 48 Stunden und escalate. Bei Freigabe legt Datei ablegen das PDF im Zahlungsordner ab; bei Ablehnung endet der Lauf, und nichts wird bezahlt.

Empfehlungen​

  • ✅ Packen Sie alles, was die freigebende Person braucht, in die Zusammenfassung – niemand möchte fünf Dateien öffnen, um zu entscheiden.
  • ✅ Hängen Sie die erzeugte Datei an, nicht nur ihre Werte: Menschen geben frei, was sie sehen können.
  • ✅ Nutzen Sie eine Bedingung, wenn nur manche Läufe ein zweites Paar Augen brauchen.
  • ✅ Nutzen Sie bei Prozessen, die nicht hängen bleiben dürfen, eine Frist mit escalate.
  • ⚠️ approve bei Fristablauf bedeutet: Keine Antwort zählt als Ja. Nutzen Sie das nur, wo das vertretbar ist.
  • ❌ Nutzen Sie Freigaben nicht für Fragen, die eine Antwort in freiem Text brauchen – dafür gibt es interaktive Workflows.

Nächste Schritte​