Wissensdaten aktualisieren
Eine Wissensbasis ist nur so gut wie die Daten, die sie indexiert hat. Diese Seite erklärt, wie Sie sie aktuell halten – mit geplanten Aktualisierungen ebenso wie von Hand – und was zu tun ist, wenn etwas schiefgeht.
Was bei einer Aktualisierung passiert
Für jede Quelle der Wissensbasis gilt:
- Die Quelle wird gelesen – der Ordner wird durchsucht, die hochgeladenen Dateien werden aufgelistet, die Webseiten werden abgerufen.
- Jedes Dokument wird mit dem Stand der letzten Aktualisierung verglichen:
- Dateien (hochgeladene Dateien, ein Ordner auf dem Server): Eine Datei mit unveränderter Änderungszeit und Größe wird gar nicht erst wieder geöffnet.
- Webseiten: Die Seite wird abgerufen, aber nur dann neu eingebettet, wenn sich ihr Text geändert hat.
- Neue und geänderte Dokumente werden in Chunks zerlegt, eingebettet (an das Embedding-Modell der Wissensbasis gesendet) und gespeichert – die alten Chunks desselben Dokuments werden dabei ersetzt.
- Dokumente, die nicht mehr existieren (Datei gelöscht, Seite verschwunden, Quelle entfernt), werden aus dem Index entfernt.
Nur Änderungen kosten Embedding-Aufrufe. Das Protokoll des Laufs fasst das zusammen, zum Beispiel Documents: 2 new, 1 changed, 1 removed, 140 unchanged, gefolgt von den Namen.
Die Aktualisierung arbeitet auf einer Kopie des Index. Suchen nutzen weiter den bisherigen Stand, bis die Aktualisierung erfolgreich abgeschlossen ist; eine abgebrochene oder fehlgeschlagene Aktualisierung ändert nichts.
Vollständiger Neuaufbau
Alles wird neu gelesen und eingebettet, wenn:
- die Wissensbasis zum ersten Mal aktualisiert wird,
- ihr Modell geändert wurde (andere Embeddings) oder
- Sie in der Werkzeugleiste auf Vollständig neu einlesen klicken.
Ein vollständiger Neuaufbau ist die Lösung, wenn Suchergebnisse nach großen Änderungen falsch wirken – und der Weg, Verbesserungen beim Einlesen von Dokumenten zu übernehmen.
Arten der Aktualisierung
| Art | Ausgelöst durch | Wann verwenden |
|---|---|---|
| Bei Änderung | Automatische Aktualisierung steht auf Manuell / Bei Änderung: Eine Datei wird im Datei-Upload der Wissensbasis oder in ihrem Ordner auf dem Server hochgeladen, gelöscht oder geändert. | Standard für hochgeladene Dateien und Ordner. Die Aktualisierung startet 30 Sekunden nach der letzten Änderung – zehn hochgeladene Dateien ergeben also eine einzige Aktualisierung. |
| Nach Zeitplan | Automatische Aktualisierung steht auf einem Intervall oder einer Uhrzeit (alle 2 Stunden … einmal pro Woche). | Für Webseiten und Ordner, die sich ändern, ohne dass jemand etwas hochlädt – geplante Aktualisierungen erfassen auch Änderungen, die die Plattform nicht bemerkt. |
| Manuell | Aktualisieren (nur Änderungen) oder Vollständig neu einlesen in der Werkzeugleiste des Editors. | Nach dem Hinzufügen einer Quelle, beim Testen oder um einen vollständigen Neuaufbau zu erzwingen. |
Webseiten werden nicht überwacht – nur ein Zeitplan oder eine manuelle Aktualisierung übernimmt ihre Änderungen.
Wie lange dauert eine Aktualisierung
Ein paar grobe Richtwerte:
- Kleine Wissensbasis (ein Ordner mit einem Dutzend Dokumenten): Sekunden.
- Mittelgroße Wissensbasis (hundert Dokumente oder ein paar Websites): einige Minuten.
- Große Wissensbasis (Tausende Dokumente): Dutzende Minuten bis Stunden. Die erste Indexierung ist am langsamsten; inkrementelle Aktualisierungen sind deutlich schneller.
Die Jobs-Ansicht zeigt bei laufenden Aktualisierungen den Fortschritt und eine geschätzte Restdauer.
📷 SCREENSHOT: Eine laufende Aktualisierung in der Jobs-Ansicht mit dem Anteil der verarbeiteten Chunks in Prozent.
Manuelle Aktualisierung – Schritt für Schritt
- Öffnen Sie die Wissensbasis im Editor.
- Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Aktualisieren (nur Änderungen) – oder für einen vollständigen Neuaufbau auf Vollständig neu einlesen.
- Das Status-Badge wechselt zu Wird aktualisiert. Sie können die Seite verlassen – die Aktualisierung läuft im Hintergrund weiter.
- Öffnen Sie die Ansicht Jobs, um den Fortschritt zu sehen.
- Ist die Aktualisierung abgeschlossen, wechselt das Badge zu Aktuell, und der Zeitstempel Zuletzt aktualisiert springt auf den neuen Stand.
Frühere Aktualisierungen ansehen
Jede Aktualisierung ist ein Lauf – dasselbe Konzept wie bei Workflows. Öffnen Sie die Jobs-Ansicht im Editor der Wissensbasis. Dort sehen Sie:
- Start- und Endzeit, Dauer.
- Einen Status – abgeschlossen, fehlgeschlagen, teilweise.
- Die Anzahl der verarbeiteten, hinzugefügten und entfernten Chunks.
- Das Protokoll aller fehlgeschlagenen Quellen.
Wenn eine Aktualisierung fehlschlägt
Häufige Ursachen:
- Quelle nicht erreichbar. Eine URL antwortet nicht, ein Ordner ist nicht mehr eingehängt, eine Datenbank ist nicht verfügbar. Das Protokoll der Aktualisierung zeigt, welche Quelle fehlgeschlagen ist; die übrigen Quellen laufen weiter.
- Authentifizierung. Zugangsdaten in der Konfiguration der Quelle haben sich geändert oder sind abgelaufen.
- Embedding-Modell nicht verfügbar. Der Anbieter des verbundenen Modells ist ausgefallen oder drosselt die Anfragen.
- Inhalt zu groß. Eine Quelle enthält ein Dokument, das die Plattform nicht verarbeiten kann. Das Protokoll nennt die Datei.
Ist die Ursache vorübergehend (kurze Netzstörung, Ratenlimit), erholt sich die nächste geplante Aktualisierung automatisch. Bei dauerhaften Problemen passen Sie die Quelle oder das Embedding-Modell an.
Kosten im Blick
Jeder eingebettete Chunk kostet einen Aufruf des Embedding-Modells. Da nur neue und geänderte Dokumente eingebettet werden, kostet die Aktualisierung einer unveränderten Wissensbasis nichts außer dem Einlesen; ein vollständiger Neuaufbau kostet so viel wie die erste Indexierung.
Ein paar Tipps, um die Kosten im Rahmen zu halten:
- Wählen Sie das längste sinnvolle Aktualisierungsintervall für Webseiten. Stündlich ist selten nötig; täglich reicht für die meisten Inhalte.
- Setzen Sie „Vollständig neu einlesen“ sparsam ein – nur nach einem Modellwechsel oder wenn die Ergebnisse falsch wirken.
- Teilen Sie Inhalte auf in Wissensbasen, die sich oft ändern, und solche, die sich selten ändern. Die Aktualisierungsregeln gelten je Wissensbasis.
- Behalten Sie Metriken → Verbrauch im Blick – Embeddings erscheinen dort als eigener Posten.
Empfehlungen
- ✅ Legen Sie Aktualisierungsregeln fest, die dazu passen, wie oft sich die Quelldaten tatsächlich ändern – nicht, wie oft Sie es sich wünschen.
- ✅ Starten Sie nach Änderungen an der Konfiguration (zum Beispiel nach dem Hinzufügen einer Quelle) eine manuelle Aktualisierung – sonst wird die Änderung erst bei der nächsten Aktualisierung übernommen.
- ✅ Sehen Sie mindestens einmal pro Woche in die Jobs-Ansicht. Unbemerkt fehlschlagende Quellen sind eine häufige Ursache für „die KI weiß nichts über X“.
- ⚠️ Aktualisierungen überschneiden sich. Dauert eine Aktualisierung länger als das Intervall (etwa eine tägliche Aktualisierung 25 Stunden), wird die nächste eingereiht. Das schadet nicht, ist aber vergeudeter Aufwand – vergrößern Sie das Intervall.
- ⚠️ Wird eine Quelle entfernt, werden auch ihre Inhalte aus dem Index entfernt. Wurden dieselben Inhalte über eine zweite Quelle hinzugefügt, bleiben sie erhalten. Auf den ersten Blick überraschend, bei näherem Hinsehen richtig.
- ❌ Lösen Sie Aktualisierungen nicht über sehr kurze Cron-Zeitpläne aus („jede Minute“). Embedding-Modelle drosseln Anfragen, und die Warteschlange wächst an.
Nächste Schritte
- Wissensbasen erstellen und bearbeiten – die Konfiguration.
- Metriken → Verbrauch – Kosten der Aktualisierungen verfolgen.